Gestão financeira escolar: Entenda os benefícios da terceirização financeira

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Uma instituição de ensino, independentemente do seu porte, precisa implementar algumas práticas para se sustentar no mercado, como a gestão financeira escolar.

Ou seja, uma escola não se define apenas na relação entre professor e aluno. Ela é uma empresa e, assim como qualquer outro empreendimento, precisa dar uma atenção especial para as suas finanças.

A gestão financeira escolar é um dos fatores que garantem a sustentabilidade de uma instituição de ensino, evitando que ela enfrente dificuldades financeiras e coloque a sua estrutura em risco.

Dessa maneira, é de extrema importância implementar um controle financeiro rígido e fazer a gestão dos seus recursos de maneira prática e eficaz.

Confira agora, por meio deste artigo, como gerenciar as finanças de uma escola e como a terceirização financeira se apresenta como uma oportunidade. Acompanhe a seguir!

O que é a gestão financeira escolar?

Em primeiro lugar, precisamos entender o que é a gestão financeira escolar. O principal valor de uma instituição de ensino é promover conhecimento aos seus alunos, correto?

No entanto, para que isso aconteça de maneira eficiente, é necessário compreender que uma escola é uma empresa. Isso significa que ela tem gastos com os seus funcionários, contas a pagar e a receber dentro de uma estrutura própria.

Desse modo, assim como em qualquer outro negócio, uma gestão financeira se apresenta como fator chave para a sustentabilidade de uma escola. Deve-se ter um controle acerca de todas as movimentações financeiras, evitando assim o endividamento de uma instituição.

Como organizar a gestão financeira escolar?

Organizar e conciliar o fluxo de pagamento das principais obrigações da escola com as datas de maior volume de recebimento das mensalidades e matrícula é um dos principais aspectos no controle da tesouraria escolar.

Além do vínculo entre o contrato de prestação de serviços para o aluno com a cobrança da matrícula, possíveis descontos e boletagem das mensalidades, uma das atividades que exigem atenção da parte operacional financeira é a emissão das notas fiscais todos os meses junto à prefeitura, bem como, a apuração dos impostos corretamente pelo regime de competência da prestação de serviços fazem parte da gestão financeira escolar.

Quando a emissão não é feita tempestivamente a escola corre o risco de pagar imposto antecipadamente de forma indevida, ou pior ainda, risco de pagar multa por emissão atrasada do documento fiscal.

A automatização de ferramentas de controle de inadimplência e réguas automatizadas de contato de cobrança (por correspondência, e-mail ou SMS) são fundamentais para manter a saúde do caixa das instituições de ensino.

Outros processos relativos a renegociações de dívidas em atraso, descontos e cobranças adicionais por serviços e disciplinas extras, por exemplo, quando não controladas adequadamente, além de perdas financeiras trazem problemas de imagem com relação a capacidade de gestão da instituição e eventualmente problemas com ações cíveis.

É importante ressaltar que qualquer escola precisa ter um controle do seu capital. São vários os custos existentes e a falta de controle podem fazer com que ela encontre dificuldades em arcar com todas as suas responsabilidades.

Gestão financeira para instituições com programas de bolsas

Algumas instituições de ensino que operam programas de bolsas de estudos Estadual e / ou Federal, invariavelmente necessitam prestar contas das distribuições das bolsas de estudos e, no caso das instituições de ensino superior, por exemplo, há benefícios tributários relativos a apuração do IRPJ, da CSLL, do PIS e do COFINS, quando a instituição cumpre a cota de fornecimento de bolsas PROUNI – Programa Universidade Para Todos –  que promove o acesso às universidades particulares brasileiras para estudantes de baixa renda, através da aplicação da POEB – Proporção de Ocupação Efetiva de Bolsas. 

O uso das bolsas nas proporções adequadas aos interesses e obrigação de cada instituição de ensino, podem trazer melhor eficiência tributária, assim como, evitar problemas com fiscalização, multas e sanções dos órgãos que regulamentam a atividade de ensino no país.   

Portanto, a gestão financeira escolar é um fator determinante para a manutenção de uma escola no mercado, assim como para o seu insucesso também.

Vamos entender mais sobre a sua importância? Continue acompanhando o artigo e tenha um conhecimento profundo acerca do assunto.

Entenda a importância da gestão financeira escolar

Toda a realização de uma gestão financeira demanda um planejamento estratégico. Sendo assim é necessário entender todas as demandas existentes dentro de uma instituição escolar e alocar o recurso de maneira eficaz.

Sendo assim, a gestão financeira escolar permite uma visão mais ampla do modelo de negócio. Isso permite a tomada de decisão estratégia e que influencie no bem-estar de uma instituição de ensino.

Além disso, o controle financeiro de uma escola permite a identificação de custos dispensáveis e, assim, na sua redução. Com isso, é possível economizar e obter caixa para investir em outros setores que demandam maiores investimentos.

Toda escola deve, dentro da sua gestão financeira, ter um rígido controle do fluxo de caixa. Isto é, identificar e registrar todas as suas movimentações financeiras dentro de um período de tempo.

Ou seja, essa ferramenta de controle financeiro permite registrar todas as entradas e saídas de dinheiro de uma instituição, fazendo com que seja possível gerenciar todos os valores e se manter em dia com as suas obrigações.

Confira agora algumas boas práticas de gestão financeira escolar para implementar no dia a dia da sua escola.

Dicas para fazer a gestão financeira escolar

Existem alguns princípios que influenciam diretamente na gestão financeira escolar, tornando ela um método assertivo para o seu sucesso.

Desse modo, conheça como otimizar o seu controle financeiro e como fazer para manter uma escola financeiramente saudável.

1. Gestão de caixa

Garantir o controle do fluxo de caixa é um dos principais passos para a gestão de uma escola. O registro de todas as entradas e saídas de dinheiro, especificando valores e datas é de extrema importância no dia a dia de um empreendimento.

Sendo assim, é possível estudar todos os recebimentos e pagamentos de uma escola, analisando a possibilidade de reduzir custos e os impactos.

Além disso, a gestão de caixa também permite fazer projeções financeiras para os próximos meses. O que identifica se a escola possui recursos para arcar com todos os seus compromissos.

2. Controle as suas despesas

Outro ponto fundamental na gestão financeira escolar é o controle de todas as despesas envolvidas em um negócio.

Entendendo todas as despesas de uma escola, é possível calcular qual é o valor necessário para cumprir com todas as responsabilidades financeiras.

Dessa maneira, é possível trabalhar de maneira estratégica, cumprindo assim todos os objetivos traçados no planejamento.

3. Reduza custos

A economia deve fazer parte de todo empreendimento, inclusive nas escolas. É fundamental identificar todos os custos envolvidos na manutenção de uma instituição de ensino.

Sendo assim, é de extrema importância identificar todos os custos, sendo eles fixos ou variáveis, para avaliar quais deles podem ser reduzidos.

Um problema enfrentado na gestão financeira escolar é a falta de conhecimento técnico por parte dos gestores de uma escola. Além disso, muitas organizações podem não ter recursos suficientes para arcar com um departamento especializado somente no controle financeiro.

Dessa maneira, uma das soluções encontradas para uma gestão eficiente em uma escola é a terceirização do setor financeiro.

Conhecido como BPO Financeiro, a prática é essencial para que toda escola se mantenha financeiramente saudável, enquanto pode focar os seus esforços em outros setores.

Conheça agora a importância da terceirização do setor financeiro para uma instituição de ensino. Vamos?

Aproveite para ler nosso artigo: Reestruturação financeira: como o BPO pode ajudar replanejar as finanças

Terceirização financeira em uma escola

O BPO significa Business Process Outsourcing que, no português, representa a terceirização dos processos de negócios.

Desse modo, o BPO Financeiro se apresenta como a contratação de um serviço especializado em finanças para lidar como todo o setor financeiro de um empreendimento.

Ou seja, enquanto os gestores de uma escola podem focar no desenvolvimento das suas atividades, profissionais especializados estarão cuidando de todo o seu setor financeiro.

O que influencia diretamente no aumento da produtividade no desempenho das demandas diárias de uma escola. Além disso, os custos trabalhistas são reduzidos, impactando diretamente na otimização dos processos administrativos.

São inúmeros os benefícios de uma terceirização do setor financeiro de uma escola. Conheça alguns deles agora:

  • Controle de contas a pagar e a receber;
  • Redução da inadimplência dos clientes;
  • Mão de obra qualificada e especializada para cuidar das finanças;
  • Redução de custos trabalhistas, envolvendo a contratação de funcionários;
  • Possibilidade de investir em outros setores de uma escola.

Ou seja, o BPO Financeiro é uma das alternativas mais assertivas na hora de manter a gestão financeira escolar em dia.

No entanto, muitos profissionais ainda podem desconhecer sobre essa prática ou até mesmo não sabem por onde começar na hora de contratar um serviço especializado. Veja agora como contratar uma empresa especializada!

Como contratar uma terceirização do setor financeiro?

Escolher uma empresa no mercado especializada na terceirização do setor financeiro pode ser uma tarefa difícil. Afinal de contas, o que diferencia uma empresa de outra?

Dessa maneira, a Numeric se apresenta como uma empresa especializada na gestão financeira, permitindo que o os gestores possam focar em seu próprio negócio, aumentando assim a produtividade e reduzindo os seus custos.

Atuamos em diversas frentes, possibilitando assim uma visão mais ampla sobre as finanças de um negócio. Entre em contato conosco para saber mais como podemos contribuir com a sua escola.

Não deixe de acessar o nosso blog para ler mais conteúdos para a sua empresa como o que você acabou de ler.

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